Word - Inhaltsverzeichnis (1)

Wenn Sie sehr schnell ein Inhaltsverzeichnis erstellen wollen, ohne besondere Einstellungen machen zu müssen, verwenden Sie die Formatvorlagen “Überschrift 1” bis “Überschrift 9”. Word verwendet genau diese Formatvorlagen standardmäßig für sein Inhaltsverzeichnis.

Andere Möglichkeiten sind Gliederungsebenen oder Verzeichniseintragsfelder - darüber schreibe ich in der kommenden Woche.

In dieser Woche zeige ich Ihnen in drei Folgen, wie Sie aus Überschriften ein Inhaltsverzeichnis erstellen, es formatieren und einrichten. Los geht es mit den Formatvorlagen “Überschrift 1” bis “9”. Die werden wir zuweisen und daraus ein erstes Inhaltsverzeichnis erstellen.

Erstellen Sie sich einen längeren Text, indem Sie an den Anfang einer Zeile =Lorem(10,10) schreiben und ENTER drücken. Verteilen Sie im Text ein paar Absätze und schreiben Sie Überschriften wie “Einleitung”, “Hauptteil” und “Schluss”. Unterhalb von “Hauptteil” können Sie noch Unterebenen platzieren: “Pro”, “Contra” und so fort. Oder laden Sie sich meine Beispieldatei hier herunter.

Schreiben Sie den Text für die Überschrift und lassen Sie den Cursor in der Überschrift stehen - oder setzen Sie den Cursor in eine bereits geschriebene Überschrift. Markieren ist überflüssig! Warum? Die Formatvorlagen “Überschrift” gelten automatisch für den Absatz, es denn, es ist ein einzelnes Wort markiert. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Formatvorlage für die Überschrift der ersten Ebene (“Überschrift 1”) zuzuweisen. Der schnellste Weg ist, ALT+1 zu drücken.

Sie können auch vom Register “Start” in der Rubrik “Formatvorlagen” den Katalog aufklappen und die “Überschrift 1” anklicken. Alle Möglichkeiten finden Sie am Ende des Blogs.

Klicken Sie die nächste Textstelle an, die eine Überschrift werden und weisen Sie ebenfalls die erste Ebene (“Überschrift 1”) zu. Für eine zweite Ebene drücken Sie ALT+2 (oder wählen aus dem Katalog “Überschrift 2” aus).

Standardmäßig werden Überschriften in Word nicht  nummeriert. Original-Microsoft-Dokumente heben die Überschriften nur durch eine andere Schriftart und -farbe hervor.
Für unser Beispiel soll  eine einfache DIN-Nummerierung zugewiesen werden.

• Stellen Sie den Cursor in Ihre erste Überschrift im Dokument.
• Klicken Sie auf “Start | Absatz | Liste mit mehreren Ebenen”.
• Wählen Sie die DIN-Nummerierung mit der Verbindung zur Überschrift.
  
  Achtung! Nur die Kästchen mit “Überschrift” wählen - in den anderen ist keine Überschrift drin ...

Das soll für heute ausreichen. Wer mehr über Nummerierungen von Überschrift lernen will, beginnt hier zu lesen und arbeitet sich dann durch die sechs Kapitel!

Weisen Sie im ganzen Dokument alle Überschriften zu. Die Überschriften werden automatisch nummeriert.

Drücken Sie STRG+Pos1 ein, um an den Beginn des Dokumentes zu kommen. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass der Cursor nicht vor der Ziffer der Überschrift steht - Sie sind am Anfang des Dokumentes. Das ist wichtig, weil das Inhaltsverzeichnis an der Position des Cursors eingefügt wird.

Links sehen Sie das Dokument mit Überschriften der ersten und zweiten Ebene. Der Cursor steht am Dokumentbeginn. Wählen Sie: Register “Verweise” “Inhaltsverzeichnis | Automatische Tabelle 1” oder “Automatische Tabelle 2” Das Inhaltsverzeichnis wird sofort erstellt. Der Unterschied zwischen 1 und 2 ist nur die Überschrift oberhalb des Inhaltsverzeichnisses: Inhalt oder Inhaltsverzeichnis.

Klicken Sie in das Inhaltsverzeichnis, um die Steuerelemente darüber zu sehen. Tabelle aktualisieren Aktualisiert entweder nur die Seitenzahlen oder alle geänderten Überschriften mitsamt den Seitenzahlen (Gesamtes Verzeichnis). Es ist sinnvoller, alles zu aktualisieren, nicht nur die Seitenzahlen. Inhaltsverzeichnis Der Befehl links von “Tabelle aktualisieren” ruft den Befehl für das Inhaltsverzeichnis noch einmal auf. Sie können hier zum Beispiel von Tabelle 1 zu Tabelle 2 wechseln.

Inhaltsverzeichnisse werden automatisch aktualisiert, wenn Sie das Dokument drucken oder als PDF speichern. Auch die Seitenvorschau aktualisiert das Dokument. Sie können auch im Inhaltsverzeichnis die Taste F9 drücken oder mit der rechten Maustaste klicken und “Felder aktualisieren” wählen.
Es reicht nicht aus, das Dokument zu speichern, zu schließen oder zu öffnen!
Jetzt haben Sie ein Dokument mit Überschriften und einem Inhaltsverzeichnis.

Probieren Sie aus:

• Ändern Sie den Text einer Überschrift (statt “Einleitung” schreiben Sie “Prolog”).
  Ändert sich das Inhaltsverzeichnis? Was müssen Sie tun, damit Sie den neuen Text im Inhaltsverzeichnis sehen?
• Fügen Sie eine Überschrift im Text ein - taucht die sofort im Inhaltsverzeichnis auf?
  Was müssen Sie tun?
• Formatieren Sie eine Überschrift in roter Schrift und aktualisieren Sie das gesamte Inhaltsverzeichnis. Taucht die rote Schrift im Inhaltsverzeichnis auf?
• Formatieren Sie im Inhaltsverzeichnis eine einzige Überschrift in rot und fett.
  Aktualisieren Sie das gesamte Inhaltsverzeichnis. Was passiert mit der Formatierung?

Morgen geht es weiter mit dem Formatieren des Verzeichnisses.

Formatvorlagen “Überschriften” zuweisen:

• Tastenkürzel
  Überschrift 1: ALT+1  oder ALT+SHIFT+Pfeil nach links
  Überschrift 2: ALT+2 oder ALT+SHIFT+Pfeil nach rechts
  Überschrift 3: ALT+3 oder ALT+SHIFT+Pfeil nach rechts
  Überschrift 4 bis 9: ALT+SHIFT+Pfeil nach rechts
• Start | Formatvorlagen | Katalog aufklappen
• Start | Formatvorlagen | mit dem kleinen Pfeil die Liste der Formatvorlagen anzeigen