Outlook - Adressen pflegen

Häufiger Wechsel im Sekretariat und geringe Absprache der Mitarbeiter untereinander führen über die Jahre zu einem Chaos in den Adressen. Doppelte Adressen sind dabei nur das eine Problem. Weitere Schwierigkeiten sind: fehlende Anreden, Verdrehung von Vor- und Nachname, unterschiedliche Schreibweisen etc.

Es ist mühsam, die Adressen nachzubearbeiten, wenn man jede Adresse öffnen und ändern muss. Einfacher ist es, wenn Sie sich eine Tabellenansicht erstellen und darin arbeiten.

Die Tabelle wird so erstellt, wie Sie es gestern für die Dublettensuche gesehen habe. Fügen Sie aber weitere Spalten hinzu wie Anrede, PLZ, Straße, Telefonnummern und so fort. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Zeile arbeiten können:

• Ansicht | Ansichtseinstellungen | Weitere Einstellungen
• Aktivieren Sie “Bearbeiten in der Zeile ermöglichen”
• Eventuell aktivieren Sie “Lesebereich unten” oder “Lesebereich rechts”, wenn Ihr Bildschirm groß genug ist

Zur Änderung klicken Sie einfach in die Zelle, die geändert werden soll. Schreiben Sie die Änderung und bestätigen Sie mit ENTER. Eine versehentliche Änderung brechen Sie mit ESC ab. Um beispielsweise viele Anreden zu ergänzen gehen Sie so vor:

• Adresse markieren, die weiße Zelle auf das Feld anrede setzen mit Mausklick oder den Pfeiltasten
• Anrede schreiben und mit ENTER bestätigen
• Die blaue Markierung springt eine Zeile tiefer und die weiße Zeile bleibt auf “Anrede”. Nächste Anrede schreiben, ENTER drücken und so fort.

Wer sich lieber mit den Pfeiltasten bewegt, drückt in der Zelle, die geändert werden soll, die Taste F2. Einträge lassen sich mit STRG+X ausschneiden und an anderer Stelle mit STRG+V wieder einfügen.

Änderungen auf diese Weise werden genauso nachverfolgt wie die Änderung bei geöffnetem Kontakt.