Excel - Teilnehmer zählen (1)

In Liste werden die Teilnehmer von mehreren Seminaren geführt. Einige Teilnehmer besuchen mehrere Kurse und tauchen in der Liste mehrfach auf. Ziel war es, für jeden Teilnehmer zu ermitteln, wie oft er Kurse besucht. Außerdem sollte herausgefunden werden, wie viele Personen nur einmal, wie viele zweimal oder dreimal kommen.

Es gibt zwei Ansätze dafür:

• Mit Funktionen: ZÄHLENWENN und HÄUFIGKEIT (das wird unten erklärt)
• Mit einer Pivot-Tabelle (das erkläre ich morgen)

Heute beginne ich  mit den Funktionen. Die Ausgangstabelle ist eine simple Liste mit Anrede, Vor- und Nachname und dem Seminartitel (und weiteren Daten, die hier keine Rolle spielen).



Um die Namen zu zählen, brauche ich eine eindeutige Spalte - der Nachname alleine reicht nicht, denn Huber (rot umrandet) und Maier (grün umrandet) kommen alleine in den ersten 13 Zeilen bereits jeweils doppelt vor. Wie oft “Huber” vorkommt, würde mich also irreleiten.

Darum bilde ich zuerst eine “Dummy”-Spalte, die mindestens Vor- und Nachname zu einer Kette zusammenfasst. In der Praxis werden Sie ein paar Angaben auf diese Weise koppeln müssen wie Vor-, Nachname und Firma.

Die Verkettung funktioniert entweder mit einer Funktion oder mit &-Zeichen:

=B2&C2
oder
=VERKETTEN(B2;C2)

Das Ergebnis ist in beiden Fällen das Gleiche: AdelineHuber. Da ich mit dieser Angabe nur  Auswertungen vornehme, brauche ich mich um Leerschritte nicht zu kümmern.

Die Tabelle sieht dann so aus:



Ab Zeile 3 ist die Formel bereits nach unten ausgefüllt.

Jetzt möchte ich zählen, wie oft BurgaSüß oder ErdwinRentsch in der Liste vorkommen. Dazu verwende ich ZÄHLENWENN.

=ZÄHLENWENN($E$2:$E$9999;E2)

Damit wird der Bereich von E2 bis E9999 (das maximale Ende meiner Liste) nach dem Begriff aus E2 durchsucht und bei jedem Vorkommen um eines weitergezählt. Damit ich die Formel nach unten ausfüllen kann, ist der Bezug auf den zu durchsuchenden Bereich absolut gesetzt.

Ausgehend von der ersten Formel fülle ich die Formel nach unten aus.



Excel zählt jetzt für jeden zusammengesetzten Namen, wie oft er vorkommt. Nach dieser Spalte kann ich sortieren oder filtern, um zu sehen, wer wie oft zu den Seminaren kommt.

Der nächste Schritt ist die Berechnung der Häufigkeit. Wie viele Teilnehmer kommen einmal, wie viele zweimal, wie viele drei- oder viermal? Dafür gibt es die Funktion HÄUFIGKEIT.

Zwei Argumente sind notwendig:

Daten: Der Bereich mit der Anzahl (also bei mir F2 bis vermutlich F999)
Klassen: Die Häufigkeit (also bei mir die Zahlen 1 bis 4)

Die Funktion hat eine Besonderheit: sie muss mit STRG+SHIFT+ENTER abgeschlossen werden. Man nennt das eine Matrixfunktion oder ein Array.

Zuerst erfassen Sie die Klassen in H2 bis H5 - das sind die Zahlen, die vorkommen können. Markieren Sie den Bereich daneben, I2 bis I5.



Die Funktion lautet:
=HÄUFIGKEIT(F2:F999;H2:H5)

Tragen Sie sie in Zelle I2 ein (nicht in die Zelle klicken - es ist absolut wichtig, dass die vier Zellen markiert bleiben … schreiben Sie einfach los!).



Bestätigen Sie die Eingabe mit STRG+SHIFT+ENTER. Excel errechnet jetzt für jede Zahl die Häufigkeit - wie oft kommt die 1 vor, wie oft die 2 und so fort. Charakteristisch für die Matrixformel (also das Bestätigen mit STRG+SHIFT+ENTER) sind geschweifte Klammern um die Funktion.



Wenn Sie versuchen, eine Formel aus dieser Matrix zu ändern oder zu löschen, erhalten Sie die Fehlermeldung, dass Sie Teile eines Arrays nicht ändern können:



Markieren Sie die gesamte Matrix (I2:I5) und ändern Sie dann die Formel oder löschen Sie sie. Bei Änderungen müssen Sie anschließend daran denken, die Formel wieder mit STRG+SHIFT+ENTER zu bestätigen.