Word und Outlook - Adressen einfügen

Aus dem Outlook-Kontaktordner können Adressen in einen Word-Brief eingefügt werden. Zuerst brauchen Sie dazu das versteckte Symbol “Adressbuch”, dann brauchen Sie noch einen Baustein für die Adresse.
Beginnen wir mit dem Symbol.

In Word soll in die Schnellstartleiste der Befehl für das Einfügen von Adressen aufgenommen werden. Klicken Sie auf “Datei / Optionen / Symbolleiste für den Schnellzugriff”. Wählen Sie “Alle Befehle” und suchen Sie nach “Adressbuch”.



Mit diesem Befehl haben Sie jetzt Zugriff auf Ihren Outlook-Kontaktordner und können Adressen übernehmen. Aber leider werden die Adressen mit einer Leerzeile zwischen Straße und Ort übergeben, was schon lange nicht mehr sein darf. Außerdem steht der Name an erster und die Firma an zweiter Stelle.
Das lässt sich ändern, wenn Sie sich einen Schnellbaustein anlegen. Er muss so aussehen:

{<PR_COMPANY_NAME>[ENTER]
}{<PR_GIVEN_NAME>} {<PR_SURNAME>[ENTER]}{<PR_STREET_ADDRESS>[ENTER]
}{<PR_POSTAL_CODE>} {<PR_LOCALITY>}

Sie müssen sich zwingend an diese Vorgaben halten:

• Die geschweiften Klammern { und } werden über die Tastatur eingegeben: AltGr plus 7 bzw. AltGr plus 0. Achtung! Sie sind nicht als Feldfunktion eingegeben!
• Die schließende geschweifte Klammer steht immer auf der folgenden Zeile.
• Alle Namen müssen zwingend in Großbuchstaben eingegeben werden. Sie sind durch Unterstreichstriche getrennt.
• Die spitzen Klammern fassen jeden Namen ein.
• Den Hinweis [ENTER] tippen Sie nicht, hier wird die ENTER-Taste oder SHIFT-ENTER gedrückt.

Markieren Sie den gesamten Block und wählen Sie “Einfügen / Schnellbaustein / Zum Schnellbausteinkatalog hinzufügen”. Name, Katalog und Speicherort sind zwingend vorgegeben:

• Name: AdressLayout
  für englische Office-Versionen: AddressLayout
• Schnellbaustein-Katalog: AutoText
• Speicherort: Normal.dotm
• Speicherort: Normal.dotm oder eine andere Vorlage (DOTM oder DOTX); es kann für jede Vorlage ein eigenes AdressLayout angelegt werden - Danke für den Tipp an Andreas Thehos!

Leider gibt es nicht alle für die Adresse relevanten Felder. Die Anrede zum Beispiel kann nicht übertragen werden - dafür unsinnigerweise eine Menge von Telefonnummern. Es gibt auch keine Bedingungen. Ich hätte zum Beispiel gerne das Land, wenn es nicht Deutschland ist. Aber soweit geht der Komfort nun doch nicht

Es wird immer die Adresse verwendet, die Sie in Outlook als “Postanschrift” gekennzeichnet haben.
Folgende Adressen-Felder stehen zur Verfügung:

PR_COMPANY_NAME	Firma
PR_COUNTRY	Land
PR_DEPARTMENT_NAME	Abteilung
PR_DISPLAY_NAME	Speichern-Unter-Name
PR_EMAIL_ADDRESS	Mail-Adresse
PR_GIVEN_NAME	Vorname
PR_LOCALITY	Stadt
PR_POSTAL_ADDRESS	Gesamte postalische Anschrift
PR_POSTAL_CODE	Postleitzahl
PR_STATE_OR_PROVINCE	Bundesland, Kanton
PR_STREET_ADDRESS	Straße
PR_SURNAME	Nachname
PR_TITLE	Position