Outlook - AutoArchivierung

Outlook bietet standardmäßig eine automatische Archivierung von Elementen an. Viele Anwender sind darüber eher erschrocken, weil plötzlich Mails und Termine irgendwohin verschwinden und nicht mehr gefunden werden.

Sie können die Archivierung steuern oder abschalten. Klicken Sie auf “Datei | Optionen | Erweitert” und dort auf “Einstellungen für die AutoArchivierung”. Das sind die allgemeinen Einstellungen, die für einzelne Ordner nochmal geändert werden können.

Unter (1) können Sie das Intervall einstellen. Bei (2) ist es sinnvoll, die Anzeige der Archivordner in der Ordnerliste zu aktivieren. Ich rate dringend dazu, das zu aktivieren! Bei (3) ist es wichtig, sich den Pfad und den Ordnernamen genau anzuschauen und eventuell auf einen anderen Pfad zu ändern.



Ich rate dazu, dass Elemente nicht endgültig gelöscht, sondern in eine Datei verschoben werden. Diese Einstellungen sehen Sie oben: Elemente löschen wenn älter als 6 Monate UND Alte Elemente verschieben nach.

Diese Datei (unter 3 sind Pfad und Name zu sehen) sollten Sie irgendwann mal sichern - auf eine externe Festplatte, einen USB-Stick oder eine CD.

Wenn Sie jetzt auf “Einstellungen auf alle Ordner anwenden” klicken, werden diese Einstellungen allen Ordnern zugewiesen.

Achtung! Damit sind nicht nur Mailordner gemeint! Auch Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen sind gemeint.

Im Anschluss können Sie für jeden Ordner (Sie haben nicht vergessen, dass auch Kontakte, Kalender oder Aufgaben zu den Ordnern zählen?) die Einstellungen anpassen.

• Klicken Sie den Ordnernamen mit rechter Maustaste an
• Wählen Sie “Eigenschaften” und gehen Sie auf das Register “AutoArchivierung”

Entweder nehmen Sie den Ordner aus der Archivierung heraus (Elemente in diesem Ordner nicht archivieren) oder Sie wählen einen anderen Rhythmus oder eine andere Archivierungsdatei.
Die Archivierung startet dann automatisch in dem Rhythmus, den Sie eingestellt haben. Sie können das auch von Hand anstoßen mit “Datei | Informationen | Tools zum Aufräumen | Archivieren”.



Ich  rate dazu, die Option “Auch Elemente, für die ‘Keine AutoArchivierung’ aktiviert ist” nicht einzuschalten. Wenn ich Ordner von der AutoArchivierung ausnehme, habe ich meistens gute Gründe dafür.

Wenn Sie aktiviert haben, dass der Archivordner in der Ordnerliste angezeigt wird, sehen Sie ihn unterhalb Ihres eigenen Postfaches.



Falls Sie den Ordner unterwegs verloren haben, holen Sie ihn so zurück:

• Datei | Öffnen und exportieren
• Outlook-Datendatei öffnen
• Nach der Archiv.pst-Datei suchen - jetzt wissen Sie, warum es so wichtig ist, sich den Pfad zu merken!

In die Archiv-Datei können Sie Elemente auch einfach per Drag&Drop verschieben, wenn Sie sie anzeigen lassen.