Off topic - Verhindern Sie, dass ...

Das ist (mehr oder weniger deutlich so gesagt) einer der häufigsten Wünsche von Kunden. Verhindern Sie, dass die Mitarbeiter zweizeilige Titel in die PowerPoint-Folie schreiben. Verhindern Sie, dass die Leute eine andere Nummerierung im Vertrag nehmen als vorgesehen. Verhindern Sie, dass ein Diagramm andere Farben als die aus dem Corporate Design bekommt. Verhindern Sie, dass im Text Abkürzungen in falscher Schreibweise verwendet werden.

Vielleicht könnte man das. Kann sein, will ich aber gar nicht wissen.

Grundsätzlich stehe ich auf dem Standpunkt:

• Fehlendes Grundwissen der Mitarbeiter kann nicht durch Vorlagen aufgefangen werden. Wir können viel Komfort einbauen (dem ich skeptisch gegenüber stehe) und eine Oberfläche zur Oberfläche bauen - aber all das ersetzt keine Schulungen. Ich denke da nicht nur an PC-Schulungen, ich denke auch an das Thema “Abkürzung”. Wer nicht weiß, dass “z. B.” mit einem Leerschritt dazwischen zu schreiben ist, muss das lernen.
• Fehlende Kommunikation in der Firma ist auch kein Thema für Vorlagen. Es ist Aufgabe der “Firma” (der Chefs, der Abteilung für interne Kommunikation, der Marketing-Abteilung ...), die Vorgaben an die Mitarbeiter weiterzugeben. Die Schreibenden müssen schon irgendwann mal erfahren, dass alle lateinischen Begriffe kursiv zu schreiben sind. Nach einem Automatismus zu fragen ist keine tragbare Lösung.
• Der Unwille, sich diszipliniert an Vorgaben und das Corporate Design zu halten, kann auch nicht mit den besten Vorlagen kaschiert werden. Wenn Keiner Lust hat, sich der Firmenidentität unterzuordnen - ja, dann auch die raffinierteste Vorlage nichts daran ändern.
• Die Word-Grundeinstellungen, die während der Installation schon gemacht werden müssen, lassen sich nicht über eine Dokumentvorlage nachbilden. Man sollte sich schon vorher Gedanken darüber machen, ob das Einfügen als “Nur Text” nicht als Standardeinstellung sinnvoll wäre, wenn man furchtbar viel Texte zusammenkopiert. Mit einer Programmierung herumzutun, um das nachträglich einzubauen - muss nicht sein.

Und: ja, man kann total viel sperren. Man kann die Verwendung manueller Formate kastrieren, man kann die Formatvorlagen auf das einzig erlaubte Maß beschränken. Ja, kann man. Und was passiert dann? Die Schreibenden werden unglaublich kreativ in der Umgehung dieser Sperren. Ich weiß das, ich bin in meinem früheren Leben als Sekretärin sehr kreativ gewesen.

Interessant ist die Frage, warum die Leute eigentlich so kreativ werden. Selten denkt sich eine Sekretärin aus lauter Langeweile verrückte, unerlaubte Formate aus. Meistens steht irgendwer, der was zu sagen hat, vor ihr und fordert mehr oder weniger lautstark “Machen Sie, dass das geht!”. Oder ein Vertrag muss für einen Kunden nach deren Maßgaben formatiert werden, die nun so gar nicht dem eigenen Firmenlayout entsprechen. Was aber den Kunden nun wiederum überhaupt nicht interessiert. Oder die speziellen Formate in meiner Abteilung hat niemand berücksichtigt. Oder es taucht was komplett Neues auf, dass es bisher noch gar nicht gegeben hat. Mit Deadline. Abgabe morgen.