Outlook - Kalender aus Liste

Für Großveranstaltungen oder Kongresse werden die Termine oft als Exceltabelle erstellt. Solche Listen lassen sich in einen Outlook-Kalender importieren und dann kann daraus wiederum ein Kalender im Format ICS erstellt werden, der sich prima verschicken lässt. Die Teilnehmer können den ICS-Kalender ganz einfach wieder in Outlook übernehmen.

Die Benennung der Spalten in Excel ist zwar frei - man kann jede Bezeichnung für die Termine verwenden und später die Spalten zu den Outlook-Feldern zuordnen -, aber ich bevorzuge es, von Anfang die Spaltennamen zu verwenden, die Outlook versteht.
Für die Tabelle wähle ich die Spaltennamen:

• Betreff
• Beginnt am
• Beginnt um
• Endet am
• Endet um
• Beschreibung

Möglich sind außerdem noch Felder für Ort, Kategorien, Erinnerungen und anderes.
Die Tabelle muss nach dem Erstellen noch benannt werden.

• Markieren Sie mit STRG+A die gesamte Tabelle mit allen Einträgen und der Überschrift
• Wählen Sie “Formeln | Namen definieren”
• Geben Sie als Name “Kalender” (ohne die Anführungszeichen!) ein und achten Sie darauf, dass bei “Bezieht sich auf” Ihre komplette Liste angegeben wird.

Bei mir sieht man bei “Bezieht sich auf” den Blattnamen ebenfalls als “Kalender” - das darf auch sein “=Tabelle1!$A$1:$N$66”. Der Zellbezug ist bei Ihnen natürlich anders - von A1 bis P126 oder so.



Bestätigen Sie den Namen mit OK. Für den Import in Outlook 2007 oder 2010 speichern Sie die Excel-Datei entweder im Format “Excel 97-2003 (xls)” oder im Format “CSV (Trennzeichen getrennt)”. Für den Import in Outlook 2013 können Sie ausschließlich das CSV-Format verwenden - Outlook 2013 versteht kein anderes Format!

Schließen Sie die Excel-Tabelle. Es ist wichtig, dass die Excel-Datei nicht mehr offen ist. Starten Sie Outlook. Wenn Sie die Termine in einen neuen, leeren Kalender importieren möchten, müssen Sie den jetzt zuerst anlegen. Später können Sie nur vorhandene Ziel-Kalender auswählen.

• Outlook 2013
  Datei | Öffnen und exportieren | Importieren/Exportieren | Aus anderen Programmen oder Dateien importieren | Durch Trennzeichen getrennte Werte
• Outlook 2010
  Datei | Öffnen | Importieren | Aus anderen Programmen oder Dateien importieren
  Wählen Sie dann entweder Microsoft Excel 97-2003 für eine XLS-Datei oder Kommagetrennte Werte (Windows) für eine CSV-Datei

Suchen Sie die Datei und klicken Sie auf “Weiter”. Geben Sie als Zielordner den Kalender an. Bestätigen Sie mit “Weiter”. Kontrollieren Sie mit Klick auf “Benutzerdefinierte Felder zuordnen”, dass Ihre Zuordnung von Outlook korrekt verstanden wurde.

Falls Felder nicht so zugeordnet sind, wie Sie es brauchen, ziehen Sie das Feld von links nach rechts auf die richtige Feldbezeichnung.



So können auch Spalten aus Excel verwendet werden, die ganz andere Namen haben, als Outlook erwartet.Bestätigen Sie mit OK und dann mit “Fertigstellen”. Jetzt startet die Übernahme und die Termine werden im Outlook-Kalender angezeigt.

Um daraus wiederum einen ICS-Kalender zu machen, den andere Outlook-User verwenden können, klicken Sie im Outlook-Kalender auf “Datei | Kalender speichern”. Geben Sie Name und Speicherort an und speichern Sie die Datei. Sie können sie anschließend per Mail versenden.