Lexikon: Metadaten

Aus der Presse:

“Geheimspuren in Dokumenten” - “Dokumente haben unsichtbare Teile” - “Computerexperte stellt fest, von wem und wie die Datei bearbeitet wurde” - “Metadaten verraten Manipulationen”



Was sind Metadaten?

Schlimme Dinge?

Ganz böse?



Nein. Metadaten sind erst einmal etwas ganz Normales und für die Verwaltung von Dokumenten auch Wichtiges.

Die Wikipedia schreibt:
“Metadaten oder Metainformationen sind Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten, aber nicht diese Daten selbst.”

Das bedeutet: alle Zusatzinformationen, die nicht der reine Dokumenttext sind, werden als Metadaten bezeichnet. Was ist das konkret? Nur ein kleiner Auszug:

• Dateiname
• Name des Autors (zuerst gespeichert) und Name des letzten Bearbeiters
• erstes Speicherdatum und Datum des letzten Speicherns
• Druckdatum
• Anzahl der Seiten und Worte
• Größe der Datei in KB

Im Grunde sind das all die Informationen, die Sie beispielsweise bei Word, Excel oder PowerPoint mit “Datei | Informationen” einsehen können.



Automatisch landen der Autor und der letzte Benutzer namentlich im Dokument, weitere Autoren kann ich als Benutzer von Hand hinzufügen. Die Seiten- und Wörteranzahl wird automatisch ermittelt - die Gesamtbearbeitungszeit darf in Deutschland nicht ermittelt werden und steht immer auf “0 Minuten”.

Titel, Kategorien und Kommentare trage ich selber ein, um meine Dokumente besser ordnen zu können.

Erstelldatum, Datum der letzten Änderung und des letzten Ausdrucks werden automatisch ermittelt.
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben “Eigenschaften” und dann auf “Erweiterte Eigenschaften”, um noch mehr zu sehen.



Um zu sehen, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat, brauchen Sie also wahrhaftig keinen Computerexperten.

Wann wird es gefährlich oder unangenehm?

Dokumente aus anderen Firmen werden verwendet und in den Dateieigenschaften bleibt der Name der Firma stehen. Sie verwenden das Dokument eines anderen Autors und geben das als eigenes aus. Interne Kommentare oder Kategorien werden nicht gelöscht und weitergegeben.

Das sind aber nur einige der Probleme - viel mehr verräterische Informationen gehen nach außen, weil der Anwender sorglos mit Daten umgeht. Nur ein paar Beispiele:

• Sie fügen Dateiname inklusive Pfad in die Fußzeile ein.
  Wenn ich ein paar solcher Dokumente aus Ihrer Firma sehe, kann ich Rückschlüsse auf Ihre Ablagestruktur ziehen - und manchmal sogar sehen, wie Sie Ihre Kunden bewerten!
  Y:\2013\B-Kunden\Angebot\Seminar.docx … ah, ein B-Kunde …
• Sie kopieren aus fremden Dokumente Texte in Ihren Vertrag und nehmen Formatvorlagen dabei mit.
  Wenn ich einem Vertrag von der Kanzlei XYZ Formatvorlagen “A+O Header 1” finde, dann schließe ich, dass der Vertrag gar nicht von Ihrer Kanzlei erstellt wurde.
• Sie kopieren Bilder aus dem Internet und fügen Sie mit “Kopieren-Einfügen” in eine Präsentation ein.
  Mit ein bisschen Aufwand finde ich das Schild “Geklaut von der Internetseite …”.
• Sie arbeiten im Änderungsmodus, nehmen die Änderungen aber nicht an, sondern wählen lediglich “Endgültig”.
  Nun, jetzt muss ich gar nichts tun. Ich öffne das Dokument und sehe, wer wann welche Änderung gemacht hat.
  Daraus resultiert übrigens auch das Gerücht, alle Änderungen könnten in Word von jedermann ständig wieder sichtbar gemacht werden. NEIN. Nochmal: Nein, das geht. Angenommene oder abgelehnte Änderungen kann ich nicht mehr sichtbar machen.
• Sie wollen Texte verbergen und “schwärzen” Sie einfach mit dem Markerstift.
  Tja, Dokument markieren - Markerstift “ohne” …? Und als PDF gespeichert wird’s auch nicht besser: Markieren, kopieren, in Word einfügen und da ist der Text.

Wir haben also zwei Problemstellen: die Metadaten und die sorglosen Anwender. Gegen sorglose Anwender kann ich wenig tun. Aber gegen unerwünschte Metadaten kann man etwas machen:

• Speichern Sie das Dokument (Word, Excel, PowerPoint)
• Datei | Informationen | Auf Probleme überprüfen | Dokument prüfen
• Wählen Sie jetzt, was Sie alles prüfen und dann eventuell entfernen wollen

Sinnvoll ist das Entfernen für:

• Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen (dazu hier mehr)
• Nicht sichtbare Inhalte und Ausgeblendeter Text

Bei “Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen” ist zu überlegen, ob Änderungskennungen entfernt werden sollen oder nicht. Besser ist es, die Änderungen vorher anzunehmen oder abzulehnen.

“Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen” zu entfernen ist nicht sinnvoll. Es sei denn, da steht wirklich nur etwas drin, was den Empfänger nichts angeht.

Noch ein Hinweis:

• Office bis Version 2003 hatte einen Modus “Schnellspeicherung”. Wenn Sie den aktiviert haben, wurden gelöschte Texte nicht wirklich gelöscht, sondern blieben in der Datei. Office ab 2007 kennt keine Schnellspeicherung mehr und behält gelöschte Texte nicht. Alte Dateien, die möglicherweise gelöschte, aber nicht sichtbare Texte haben, werden davon befreit, sobald Sie die Datei einmal in Office 2007/2010/2013 im neuen Format speichern (docx, pptx, xlsx).
• Ebenso kannte Office bis Version 2003 “Versionen”, die innerhalb der Datei abgelegt waren. Das gibt es auch nicht mehr und wird genauso entfernt. Die neuen “Versionen” liegen nicht innerhalb der Datei.