Outlook - Kalender übersichtlich halten

Ein Kalender kann sehr schnell unübersichtlich werden, wenn Termine für viele Bereiche, Themen oder Räume geführt werden. Mit gefilterten Ansichten können Sie für Übersicht sorgen. Voraussetzung ist, dass die Termine den Bereichen zugeordnet werden. Ich entscheide mich für eine Mischung aus Kategorien und Stichworten im Betreff.

Als Speicherplatz für einen allgemeinen Kalender bietet sich ein öffentlicher Kalender an, den Ihre IT für Sie einrichten kann. Kommt das nicht in Frage, muss einer der Beteiligten seinen Kalender für die anderen Teammitglieder freigeben.

1. Die Namen der Kategorien werden bei allen angezeigt, die den Kalender anschauen können - die Farben können aber anders dargestellt werden.
2. Zurück zur Gesamtansicht mit allen Terminen kommen Sie über die Ansicht “Kalender” - die ist ungefiltert und zeigt alle Termine an.

Ich habe die Termine für eine Großveranstaltung mit drei Schulungsräumen, drei Schulungsreihen und mehreren Dozenten. Es gibt drei Kategorien für die Räume: Rigi, Pilates und Seefeld. Weiter drei Kategorien für die Reihen: Trainer, Support und Spezial. Die Dozentenkürzel und die Programmabkürzungen werden in den Betreff geschrieben. Für einen Tag sieht das so aus:



Zuerst werden Ansichten angelegt. Dabei ist es sinnvoll, eine Ansicht anzulegen und einzurichten und sie dann zu kopieren.

• Ansicht / Ansicht ändern / Ansicht verwalten
• Klicken Sie auf “Neu”
• Vergeben Sie einen Namen (Raum Seefeld) und wählen Sie “Tages-/Wochen-/Monatsansicht” sowie “Diesen Ordner für alle Benutzer sichtbar”

Es erscheint sofort der Dialog für die Ansichtseinstellungen. Klicken Sie auf “Filtern” und gehen Sie auf das Register “Weitere Optionen”. Mit Klick auf “Kategorien” erreichen Sie die Kategorienliste, wählen Sie Ihre Kategorie - bei mir “Seefeld”.

Ausgewählt wird die Ansicht später mit “Ansicht / Ansicht ändern”. Beim ersten Starten wird die Monatsansicht gewählt, aber es reicht, wenn Sie einmal auf “Tagesansicht” oder “Wochenansicht” klicken.
Die weiteren Ansicht erstellen Sie als Kopien. Wählen Sie “Ansicht / Ansicht ändern / Ansichten verwalten”. Markieren Sie die gerade erstelle Ansicht und klicken Sie auf “Kopieren”.



Vergeben Sie einen Namen und ändern Sie den Filter auf die nächste Kategorie.

Für einen Filter, der nicht auf eine Kategorie, sondern auf Begriffe in der  Betreffzeile verweist (wie auf die Dozentenkürzel) tragen Sie auf dem Register “Termine und Besprechungen” in das Feld “Suchen nach” das Wort ein: