Sobald eine Mappe freigegeben ist, können diese Funktionen nicht mehr verändert oder neu angelegt werden:
Klicken Sie auf “Überprüfen / Arbeitsmappe freigeben”. Auf dem ersten Register “Status” aktivieren Sie, dass mehrere Personen an dieser Mappe arbeiten dürfen und Sie sehen, dass Sie gerade an dieser Datei arbeiten. Auf dem Register “Weitere” stellen Sie ein, wie lange der Änderungsverlauf protokolliert wird. Standard sind 30 Tage.
Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK. Anschließend wird die Datei automatisch von Excel gespeichert, bestätigen Sie auch diese Meldung. Sie sehen jetzt im Kopf der Datei neben dem Dateinamen den Vermerk “Freigegeben”.
Ab jetzt können Sie sehen, wer zeitgleich mit Ihnen in der Datei arbeitet, wenn Sie erneut auf “Arbeitsmappe freigeben” klicken. Auf dem Register “Status” sehen Sie alle Mitarbeiter, die die Datei geöffnet haben.
Solange Sie noch nicht gespeichert haben, werden von Ihnen geänderte Zellen mit einem Dreieck im oberen linken Eck gekennzeichnet. Setzen Sie die Maus auf die Zelle, sehen Sie das Datum der Änderung und den alten Wert. Beim Speichern der Datei werden jetzt die Änderungen der anderen Bearbeiter eingearbeitet, die Kennzeichnungen der eigenen Änderungen verschwinden.
Aber keine Sorge, Sie können jetzt noch die Änderungen nacheinander anzeigen lassen und entscheiden, welche Sie annehmen und welche nicht. Klicken Sie auf “Überprüfen / Änderungen nachverfolgen / Änderungen hervorheben” und deaktivieren “Wann” und “Wer”.
Bei “Wo” können Sie einschränken, welche Zellen überwacht und protokolliert werden sollen. Lassen Sie es frei, wie bei mir, werden alle Zellen überwacht.
Sie können die Änderungen am Bildschirm anzeigen lassen und auf einem eigenen Blatt ausgeben. Das ist die Anzeige der Änderungen am Bildschirm. Setzen Sie die Maus auf eine markierte Zelle, um Namen und Datum zu sehen.
Auf einem eigenen Blatt werden alle Änderungen in Form einer Tabelle aufgelistet:
Sie sehen Datum und Uhrzeit, den Namen des Bearbeiters, die Zelle, den neuen und den alten Wert … Unten steht, bis zu welchem Datum Änderungen berücksichtigt wurden.
Um die Änderungen Schlussendlich anzunehmen, klicken Sie auf “Änderungen nachverfolgen / Änderungen annehmen/ablehnen”. Lassen Sie alle Änderungen prüfen, die noch nicht überprüft wurden oder wählen Sie mit Klick auf den Auswahlpfeil aus, seit welchem Datum Sie prüfen möchten. Wählen Sie bei “Wer”, wessen Änderungen Sie prüfen wollen.
Excel startet mit der ersten Änderung und zeigt an, wer wann welche Zelle von welchem Ursprungswert zu welchem jetzigen Wert geändert hat. Klicken Sie auf “Annehmen” oder “Ablehnen”, Excel springt zur nächsten Änderung weiter.
Achtung! Wenn Sie alle Änderungen angenommen oder abgelehnt hatten, wird das Blatt mit der Übersicht gelöscht. Es kann nach dem Speichern auch nicht wieder hergestellt werden. Wenn Sie also dauerhaft die Änderungen dokumentieren möchten, müssen Sie das Blatt in eine andere Datei verschieben.
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