PDFs aus Office erstellen

Wer weder Adobe noch ein anderes Hilfsmittel hat, kann ab Office 2007 direkt aus den Office-Programmen heraus ein PDF erstellen. Erst in Word 2013 ist es möglich, ein PDF auch direkt ohne Hilfsmittel zu öffnen. Dabei bleibt aber die Qualität des zurückgewonnenen Word-Dokuments ungefähr auf dem Niveau älterer Adobe-Versionen oder von preiswerten PDF-Konvertern. An Adobe Acrobat XI kommt die Qualität nicht heran.

In Word 2010 geht das mit “Datei / Speichern und Senden / PDF-XPS erstellen” oder über “Datei / Speicher unter / Dateityp: PDF”.

In beiden Fällen können Sie im Dialog “Speichern” auf die Schaltfläche “Optionen” klicken:



Die Wahl ist zum ersten, ob alle Seiten in das PDF übernommen werden sollen. “Dokument mit Markups” ist bei mir nicht wählbar, weil sich das Dokument nicht im Änderungsmodus befindet.

Wenn im Dokument (1) Überschriften vorhanden sind, sollten Sie aktivieren “Textmarken erstellen mithilfe von Überschriften”. Dann wird das separate PDF-Lesezeichenverzeichnis(2) erstellt, das am linken Rand aufgeklappt werden kann und mit dem Sie per Klick zu den einzelnen Stellen des Dokuments springen können.

Falls ein Inhaltsverzeichnis in Word bereits erstellt wurde, behält das seine Funktion des “Anklicken und Springen” bei.



Kommentare aus Word werden zwar angezeigt (3), sind aber keine Kommentare im Sinne des PDF. Mein Adobe Reader zeigt darum auch an, dass es keine Kommentare in diesem Dokument gibt.
Sicherheit gibt es nur pauschal mit einem Kennwort. Sie können nicht einstellen, ob das Drucken unterbunden werden soll oder ob nur ein Ausdruck minderer Auflösung erlaubt ist.

Formularfelder aus Word behalten die Funktionalität nicht bei.

Kopf- und Fußzeilen sowie Fußnoten bleiben erhalten.

Vor dem Bestätigen sollten Sie noch wählen, ob Sie die Standard- oder die minimierte Größe haben möchten. Sie finden diese Auswahl im Dialog “Speichern”, sobald Sie den Dateityp “PDF gewählt haben.